Wat is EL CID?

De EL CID is de officiële introductieperiode van Hogeschool Leiden en Universiteit Leiden. Het is dé start van je studentenleven en heeft dan ook op geen enkele manier met ‘ontgroenen’ te maken. Om te weten wat je mogelijkheden zijn als student is deelname aan de EL CID een must!

Tijdens de EL CID leer je (op virtuele en waar mogelijk fysieke wijze) de stad, je studie en het studentenleven kennen. Er worden verschillende (virtuele en waar mogelijk fysieke) activiteiten georganiseerd om stad, studie en studentenleven te leren kennen. 

Kosten

Deelname aan de EL CID bedraagt €20,-. Hiervoor heb jij toegang tot het digitale platform en kan jij, indien mogelijk en wenselijk, deelnemen aan één fysieke dag in Leiden.

Om het inschrijfgeld te betalen, moet je gebruik maken van iDEAL. Als betalen via iDEAL niet mogelijk is voor jou, kun je vragen of iemand anders dit voor jou wilt doen. Als dit ook niet lukt, neem dan contact op met onze commissaris Deelnemers, via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl. 

Zeven redenen voor deelname

  1. Je maakt nieuwe vrienden voor de rest van je studententijd.
  2. Je ontdekt je nieuwe studentenstad.
  3. Je werpt een eerste blik op jouw studie.
  4. Je krijgt een kijkje in het Leidse studentenleven.
  5. Enthousiaste en ervaren mentoren nemen je onder hun hoede.
  6. Je wordt klaargestoomd voor jouw studententijd in Leiden.
  7. Je neemt deel aan de meest unieke EL CID in 51 jaar!

Coronavirus

In verband met het coronavirus kent de EL CID dit jaar een alternatieve vorm. De EL CID vindt dit jaar plaats van woensdag 5 t/m woensdag 19 augustus. In deze periode bieden wij zowel een digitaal programma, als een fysiek programma aan. Dit plan wordt vormgegeven in nauwe samenwerking met de gemeente Leiden, de onderwijsinstellingen Universiteit Leiden en Hogeschool Leiden, de PKvV en de verenigingen.

De EL CID zal deels bestaan uit een digitale introductie, dit onderdeel zal plaatsvinden op een groot online platform. Hierop zal van woensdag 5 t/m vrijdag 7 augustus een digitaal programma worden georganiseerd.

Daarnaast organiseren we een kleinschalige, fysieke itnroductie geheel volgens de maatregelen vanuit de Nederlandse overheid. Van zondag 9 t/m woensdag 19 augustus zullen er tien fysieke dagen in Leiden plaatsvinden, waarvoor elke deelnemer één dag met zijn/haar groepje zal worden uitgenodigd. Deelname aan deze fysieke dag is uiteraard niet verplicht!

Inschrijvingen

Op maandag 15 juni openen de inschrijvingen voor de EL CID 2020!

Als jij ingeschreven staat bij de Universiteit Leiden of Hogeschool Leiden, ontvang jij op maandag 15 juni een mail van ons met meer informatie over de EL CID en hoe jij je kan inschrijven.

Heb je nu al vragen of wil je meer informatie over de EL CID? Mail dan naar deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Privacy statement EL CID-organisatie 2020

De EL CID/Vademecum-commissie (hierna te noemen EL CID-organisatie), gevestigd in Studentencentrum Plexus Kamer 3.02 aan de Kaiserstraat 25, 2311 GN te Leiden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Deze privacyverklaring is van toepassing op zowel deelnemers, mentoren, mentortrainers, crew, mediacrew, slaapwachten, foodcrew en chauffeurs die actief zijn tijdens de EL CID.

Contactgegevens

EL CID/Vademecum-commissie
Studentencentrum Plexus, kamer 3.02
Kaiserstraat 25
2311 GN  Leiden

Cees Faes is de Functionaris Gegevensbescherming van de EL CID. Hij is te bereiken via c.a.t.faes@sea.leidenuniv.nl. 

Persoonsgegevens die wij verwerken

De EL CID-organisatie verwerkt je persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor – en achternaam
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Studierichting
  • Contactgegevens nood contactpersoon
  • Overige persoonsgegevens die je zelf actief verstrekt door correspondentie met de EL CID-organisatie tijdens de EL CID

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

De EL CID verwerkt de volgende en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

  • Voedsel allergie

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De EL CID-organisatie verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van je betaling voor deelname aan de EL CID?
  • Je te kunnen contacteren, indien nodig, om onze dienstverlening zo goed mogelijk uit te kunnen voeren.
  • Verzenden van correspondentie gerelateerd aan de EL CID of partners die samenwerken met de EL CID.
  • Je te kunnen informeren over wijzigingen van onze diensten en of het programma.
  • Je persoonsgegevens, indien je dit zelf hebt aangegeven, te delen met zakelijke partners van de EL CID.
  • Rekening te kunnen houden me jouw persoonlijke voorkeuren tijdens de EL CID.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

De EL CID bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor wij deze gegevens noodzakelijk achten. Wij hanteren een  bewaartermijn voor de volgende persoonsgegevens van één jaar:

  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • Bankrekeningnummer
  • Studierichting
  • Contactgegevens nood contactpersoon
  • Overige persoonsgegevens die je zelf actief verstrekt door correspondentie met de EL CID.

Deze gegevens worden bewaard voorafgaand, tijdens en na de EL CID om de diensten van de EL CID-organisatie zo goed mogelijk te realiseren.

Wij hanteren een bewaartermijn voor de volgende persoonsgegevens van drie jaar:

  • Voor – en achternaam
  • E-mailadres

Deze gegevens worden bewaard voorafgaand, tijdens en na de EL CID om je op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen omtrent de EL CID-organisatie. Wanneer je hier afwijzend tegenover staat bent kun je dit na de EL CID doorgeven aan onze commissaris deelnemers via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Delen van persoonsgegevens met derden

EL CID verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De EL CID-organisatie blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door EL CID en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Wanneer je je toestemming voor de gegevensverwerking intrekt, betekent dit automatisch dat je niet kunt deelnemen aan de EL CID.
Je kunt bij ons een verzoek indienen om de persoonsgegevens die wij van jou in bezit hebben in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar deelnemers@elcid.leidenuniv.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek . De EL CID wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan hier

Mediacrew

Gedurende de EL CID zal er mediacrew aanwezig zijn, te herkennen aan de zwarte polo's. De mediacrew zal de EL CID door middel van foto's en film vastleggen. Deze foto's en videobeelden kunnen tijdens en na de EL CID op de sociale media kanalen van de EL CID gepubliceerd worden. Ook kan dit materiaal door de EL CID in het daaropvolgende jaar gebruikt worden voor promotiedoeleinden. De mediacrew zal voor het maken van close-up video of foto's toestemming aan je vragen en je een visitekaartje geven met daarop de contactgegevens van de EL CID. Als deelnemer of vrijwilliger heb je altijd het recht om jouw toestemming weer in te trekken. Wil je graag dat jouw foto of video verwijderd wordt van de sociale media kanalen van de EL CID? Stuur een mail naar elcid@elcid.leidenuniv.nl.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De EL CID neemt de bescherming van jouw gegevens uiterst serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze commissaris deelnemers via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Over de EL CID

De EL CID staat voor de Enige Leidse Commissie Introductie Dagen. De EL CID is de commissie die al 51 jaar de introductieperiode organiseert voor alle eerstejaarsstudenten van Hogeschool Leiden en de Universiteit Leiden. De introductieperiode vindt plaats van woensdag 5 t/m woensdag 19 augustus en stoomt aankomend studenten klaar voor hun studententijd in Leiden. Om te weten wat je mogelijkheden zijn als student is deelname aan de EL CID een must!