Privacy Statement EL CID Verenigingen en Organisaties

Als je als vereniging of organisatie onderdeel wilt uitmaken van de EL CID-week worden er gegevens van jou verzamelt en gebruikt om de EL CID evenementen mogelijk te maken. Hieronder staat beschreven wat er verzameld wordt en wat hiermee gedaan wordt.

Definities

EL CID studentbestuur: De jaarlijks wisselende groep studenten die verantwoordelijk is voor de realisatie van EL CID evenementen.

EL CID commissies: De vrijwilligerscommissies, aangestuurd door het EL CID bestuur, met jaarlijks wisselende commissieleden.

EL CID organisatie: overkoepelende term voor het EL CID bestuur en de EL CID commissies.

EL CID evenementen: Hiermee worden alle evementen die de de EL CID-organisatie organiseert vanaf zondag overdag voorafgaand aan week 33 tot en met zaterdagochtend van week 33 bedoeld.

 

Wie verzamelt de gegevens?
De EL CID-organisatie, gevestigd in Studentencentrum Plexus aan de Kaiserstraat 25, 2311 GN te Leiden, is verantwoordelijk voor de verzameling en de verwerking van persoonsgegevens. Onze contactgegevens zijn te vinden op de website.

Waarom worden gegevens over jou verzameld en wat wordt ermee gedaan?
Om je deelname aan de EL CID-week of een EL CID activiteit mogelijk te maken en deze evenementen zo goed mogelijk te laten verlopen, worden er bij de inschrijving voor verenigingen en organisaties een aantal gegevens over je verzameld. Zo worden je gegevens bijvoorbeeld gebruikt om je te informeren over activiteiten waar jullie vereniging/organisatie aan wil deelnemen, contact te hebben over eet- en slaapplaatsen en de betaling voor jullie deelname te kunnen innen. Ook na de EL CID-week kunnen je gegevens nog worden verwerkt, bijvoorbeeld als er zaken met betrekking tot betaalgegevens moeten worden gedaan.

Alle manieren waarop gegevens gebruikt worden, dienen de ondersteuning van de EL CID-evenementen waar je aan deelneemt.

Welke gegevens worden er van jou verzameld?
De volgende gegevens kunnen wij vragen wanneer jij je vereniging of organisatie aanmeldt voor de EL CID-week:

  • Voor – en achternaam van verschillende contactpersonen binnen jouw organisatie/vereniging
  • Adres- en locatiegegevens van je organisatie/verenging
  • Telefoonnummers van verschillende contactpersonen binnen jouw organisatie/vereniging
  • E-mailadres van verschillende contactpersonen binnen jouw organisatie/vereniging
  • Contactgegevens noodcontactpersoon
  • De website van je organisatie/vereniging

 

In het formulier wordt verder eventueel het volgende uitgevraagd:

  • Of je vereniging slaapplaatsen beschikbaar stelt voor deelnemers tijdens de EL CID-week
  • Of en zo ja wanneer en wat voor ontbijt je vereniging aanbiedt tijdens de EL CID-week

  •  Of en zo ja voor hoeveel deelnemers je verenging dinerplaatsen aanbiedt tijdens de EL CID-week
  • Of en zo ja wat voor kraam en/of perceel je vereniging/organisatie wil op de informatiemarkt, watersportmarkt, het sportblok en/of het Leids Eerstejaars Festival (LEF)

  • Of je vereniging/organisatie stroom wil bij het perceel en/of de kraam die je vereniging of organisatie afneemt en wat je met deze stroom gaat doen
  • Of je vereniging het voorzittersdebat wil uitzenden en wat het aantal deelnemers is dat dit kan komen kijken
  • Of je vereniging naast een kraam betrokken wil zijn bij de watersportmarkt
  • Of je vereniging/organisatie van plan is om met de auto te komen naar het sportblok en/of LEF
  • Of je vereniging/organisatie een pagina afneemt op het online platform van de EL CID
  • Of je vereniging in het fysieke deelnemersboekje wil staan
  • Of je vereniging/organisatie op de interactieve kaart wil komen te staan en met welke informatie

 

Hoe zit het wettelijk?
Voor het gebruik van gegevens over jou en jouw vereniging/organisatie heeft de EL CID-organisatie een wettelijk geldige reden nodig, ook wel een wettelijke grondslag genoemd. De EL CID-organisatie doet dit op basis van noodzakelijkheid voor het uitvoeren van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij je betalingsgegevens moeten verwerken bij je aanmelding voor de EL CID-evenementen. Ook hebben we gegevens nodig om de EL CID-evenementen te kunnen realiseren, bijvoorbeeld contactgegevens om je vereniging/organisatie van informatie te verschaffen

MediaCie en MediaCrew EL CID
Vrijwilligers van de EL CID-organisatie leggen de EL CID-evenementen vast op beeld en film. Dit wordt gedaan door de MediaCrew (vrijwilligers die media content maken) en de MediaCie (die de MediaCrew aanstuurt). Deze vrijwilligers zijn te herkennen aan hun commissievestjes en zwarte polo’s. Dit beeldmateriaal kan op de website en onze sociale mediakanalen worden geplaatst om verslag te kunnen doen van de EL CID-evenementen. Ook kan dit materiaal door de EL CID-organisatie in het daaropvolgende jaren gebruikt worden voor promotiedoeleinden. De EL CID-organisatie heeft een gerechtvaardigd belang om op deze manier verslag te doen van georganiseerde evenementen. Ben je aanwezig op een EL CID-evenement en wil je niet of wil je niet dat het gebouw van jouw vereniging/organisatie op de foto of video op dat EL CID-evenement, bespreek je wens meteen met de vrijwilligers van de EL CID, die kan je vertellen waar je kunt staan om niet op de foto of video terecht te komen. 

Aan wie worden mijn persoonsgegevens doorgestuurd?
De EL CID-organisatie is onderdeel van de Universiteit Leiden en deze zal jouw gegevens niet buiten de organisatie delen met derden tenzij er sprake is van een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De EL CID-organisatie blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De EL CID-organisatie verkoopt jouw gegevens nooit aan derden.

Hoe en hoelang worden mijn gegevens gebruikt en opgeslagen?
De EL CID-organisatie bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor wij deze gegevens noodzakelijk achten, of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Gerekend vanaf het laatste EL CID-evenement waaraan je deelgenomen hebt:

1)    worden de betalingsgegevens zeven jaar bewaard;

2)    worden jouw naam en jouw emailadres maximaal drie jaar bewaard (bijvoorbeeld voor eventueel verder contact over de EL CID-evenementen);

3)    worden overige gegevens maximaal een jaar bewaard.

De gegevens die niet langer bewaard mogen worden, worden na het verstrijken van de termijnen verwijderd. Wanneer je afwijzend tegenover het behouden van je gegevens staat zoals hierboven beschreven, kun je dit doorgeven aan het bestuurslid Logistiek via logistiek@elcid.leidenuniv.nl.

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
De EL CID-organisatie neemt de bescherming van jouw gegevens uiterst serieus en zorgt ervoor dat jouw gegevens alleen op beveiligde servers staan, waar alleen bevoegde toegang tot hebben. Dit om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het bestuurslid Logistiek via logsitiek@elcid.leidenuniv.nl

Wat als je je gegevens in wilt zien?
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar de Functionaris voor Gegevensbescherming, Cees Faes. Hij is in dienst van de Universiteit Leiden als Projectcoördinator van het introductieprogramma EL CID. Hij is te bereiken via c.a.t.faes@sea.leidenuniv.nl

De Functionaris voor Gegevensbescherming zal je dan vragen langs te komen om jezelf te identificeren. Daarna stuurt de EL CID-organisatie je een overzicht van de gegevens toe. Via deze weg kan je ook gebruik maken van je rechten op verwijdering, correctie en overdracht.

Heb je een klacht ?
Als je een klacht hebt over hoe de EL CID-organisatie omgaat met je persoonsgegevens, dan kan je dit aangeven bij de Functionaris voor Gegevensbescherming. Mocht je het niet eens zijn met de wijze waarop de Universiteit Leiden je klacht afhandelt, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.