Privacy Statement EL CID

Als je de EL CID gaat lopen als aankomend student of vrijwilliger bent bij de EL CID worden er gegevens van jou gebruikt om de EL CID mogelijk te maken. Hieronder staat beschreven wat er verzameld wordt en wat hiermee gedaan wordt.

Wie verzamelt de gegevens?
De EL CID/Vademecum-commissie (hierna te noemen EL CID-organisatie), gevestigd in Studentencentrum Plexus Kamer 3.02 aan de Kaiserstraat 25, 2311 GN te Leiden, is verantwoordelijk voor de verzameling en de verwerking van persoonsgegevens. Onze contactgegevens zijn te vinden op de website.

Waarom worden gegevens over jou verzameld en wat wordt ermee gedaan?
Om je deelname aan EL CID mogelijk te maken en EL CID zo goed mogelijk te laten verlopen, worden er bij je inschrijving als deelnemer of vrijwilliger een aantal gegevens over je verzameld, variërend van naam en adres tot rekeningnummer. Zo worden je gegevens bijvoorbeeld gebruikt om de groepjes op basis van studierichting in te delen, toe te zien op de alcoholhandhaving en jou informatie te kunnen toesturen over de EL CID zodat je altijd op de hoogte bent. Ook worden je gegevens gebruikt in statistische overzichten om de dienstverlening en de EL CID te kunnen verbeteren. Ook na de EL CID kunnen je gegevens nog worden verwerkt, bijvoorbeeld als er problemen zijn met betrekking tot betaalgegevens, maar ook om je op de hoogte te houden van de activiteiten na de EL CID.

Daarnaast verzamelt de EL CID persoonsgegevens van (toekomstige) vrijwilligers, onder andere om de juiste kleding beschikbaar te stellen, de voorkeuren van de vrijwilliger wat betreft mentorpartner en functie zoveel mogelijk in acht te nemen en de beschikbaarheid van de crew/mentor te registeren.

Alle manieren waarop gegevens gebruikt worden, dienen de ondersteuning van de EL CID die jij gaat lopen of waar jij vrijwilliger bent.

Welke gegevens worden er van jou verzameld?
De volgende gegevens kunnen wij vragen wanneer jij je aan gaat melden als deelnemer of vrijwilliger:

  • Voor – en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Studierichting (is van belang voor het indelen van de groepjes)
  • Contactgegevens noodcontactpersoon
  • Overige persoonsgegevens die je zelf actief verstrekt door correspondentie met de EL CID-organisatie tijdens de EL CID-week
  • Eventuele voedselallergieën om rekening hiermee te kunnen voor de lunch en het diner
  • Eventuele kledingmaat voor als jij je aanmeldt als mentor of vrijwilliger voor een shirt

Tevens zullen we in sommige gevallen ook vragen naar je geslacht en je geboortedatum. Deze gegevens worden gebruikt om de groepjes zo gebalanceerd mogelijk in te delen en om rekening te houden met de alcoholgrens van 18 jaar.

Hoe zit het wettelijk?
Voor het gebruik van gegevens over jou heeft de EL CID een wettelijk geldige reden nodig, ook wel een wettelijke grondslag genoemd. EL CID doet dit op basis van noodzakelijkheid voor het uitvoeren van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij je betalingsgegevens moeten verwerken bij je aanmelding bij de EL CID. Voor sommige gegevens vragen wij jouw toestemming. Je kunt je toestemming hiervoor te allen tijde weer intrekken. Daarnaast kan het voorkomen dat EL CID jouw gegevens verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om jouw vitale belangen te beschermen.

MediaCie EL CID
De EL CID filmt en fotografeert op evenementen. Dit wordt gedaan door de MediaCie en de Mediacrew, die te herkennen zijn aan hun zwarte polo’s of commissievestjes. Dit beeldmateriaal kan op de website en onze sociale mediakanalen worden geplaatst om verslag te kunnen doen van de EL CID-evenementen. Ook kan dit materiaal door de EL CID in het daaropvolgende jaar gebruikt worden voor promotiedoeleinden. De EL CID heeft een gerechtvaardigd belang om op deze manier verslag te doen van georganiseerde evenementen. Ben je deelnemer of vrijwilliger op een evenement en ben je het er niet mee eens dat jij te zien bent op onze foto’s of onze video’s op de sociale media kanalen? Neem dan contact op (zie hieronder).

Aan wie worden mijn persoonsgegevens doorgestuurd?
EL CID verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De EL CID-organisatie blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Hoe en hoelang worden mijn gegevens gebruikt en opgeslagen?
De EL CID bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor wij deze gegevens noodzakelijk achten, of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Na afloop van de EL CID worden de meeste persoonsgegevens na drie jaar verwijderd, gerekend vanaf de laatste EL CID-activiteit waarvoor je je als deelnemer (nieuwe student) of mentor hebt ingeschreven of waarvoor je een ticket hebt gekocht. Dit is om je te kunnen informeren over de EL CID, bijvoorbeeld voor het werven van mentoren, vrijwilligers of voor het promoten van onze evenementen gedurende het hele jaar.

Uitgezonderd hiervan zijn betalingsgegevens; die moeten gedurende zeven jaar bewaard worden. Wanneer je hier afwijzend tegenover staat, bent kun je dit na de EL CID-week doorgeven aan onze commissaris deelnemers via [email protected]

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
De EL CID neemt de bescherming van jouw gegevens uiterst serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze commissaris deelnemers via [email protected].

Wat als je je gegevens in wilt zien?
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar de Functionaris voor Gegevensbescherming, Anna de Keijzer. Zij is te bereiken via [email protected]

De Functionaris voor Gegevensbescherming zal je dan vragen langs te komen om jezelf te identificeren. Daarna stuurt de EL CID je een overzicht van de gegevens toe. Via deze weg kan je ook gebruik maken van je rechten op verwijdering, correctie en overdracht.

Heb je een klacht?
Als je een klacht hebt over hoe de EL CID omgaat met je persoonsgegevens, dan kan je dit aangeven bij de Functionaris voor Gegevensbescherming. Mocht je het niet eens zijn met de wijze waarop de Universiteit Leiden je klacht afhandelt, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

NIEUWS

Lees hier het laatste nieuws over de organisatie van de EL CID 2021!

TMT en CreAcie gezocht!

Ben jij een enthousiaste Leidse student en wil jij je actief inzetten voor de enige echte EL CID? Geef je dan nu op voor één van onze commissies! Wij zijn op zoek naar een nieuwe Crew & Activiteitencommissie (CreAcie) en Trainer Mentor Trainer-commissie (TMT)!

Lees verder »

Media Commissie Gezocht!

MediaCie Gezocht! Voor de MediaCie van EL CID 2022 zijn we op zoek naar mensen die hun talenten het hele jaar door willen tentoonstellen bij projecten van de EL CID.

Lees verder »

Inschrijvingen EL CID zijn gesloten! Je kan je alleen nog aanmelden voor het digitale programma.

Dagen
Uren
Minuten
Seconden