Als je aan de EL CID-week mee doet als aankomend student of vrijwilliger worden er gegevens van jou verzamelt en gebruikt om de EL CID evenementen mogelijk te maken. Dit geldt ook als je mee doet aan een activiteit georganiseerd door de EL CID-organisatie. Hieronder staat beschreven wat er verzameld wordt en wat hiermee gedaan wordt.
Definities
EL CID bestuur: De jaarlijks wisselende groep studenten die verantwoordelijk is voor de realisatie van EL CID evenementen.
EL CID commissies: De vrijwilligerscommissies, aangestuurd door het EL CID bestuur, met jaarlijks wisselende commissieleden.
EL CID organisatie: overkoepelende term voor het EL CID bestuur en de EL CID commissies.
EL CID-week: Hiermee wordt bedoeld alles wat de EL CID-organisatie organiseert vanaf zondag overdag voorafgaand aan week 33 tot en met zaterdagochtend van week 33.
EL CID activiteiten: alle activiteiten georganiseerd vanuit de EL CID-organisatie exclusief de activiteiten in de EL CID-week.
EL CID evenementen: overkoepelde term voor de EL CID-week en EL CID activiteiten.
Wie verzamelt de gegevens?
Het EL CID-organisatie, gevestigd in Studentencentrum Plexus Kamer 3.02 aan de Kaiserstraat 25, 2311 GN te Leiden, is verantwoordelijk voor de verzameling en de verwerking van persoonsgegevens. Onze contactgegevens zijn te vinden op de website.
Waarom worden gegevens over jou verzameld en wat wordt ermee gedaan?
Om je deelname aan de EL CID-week of een EL CID activiteiten mogelijk te maken en deze evenementen zo goed mogelijk te laten verlopen, worden er bij je inschrijving als deelnemer of vrijwilliger een aantal gegevens over je verzameld. Zo worden je gegevens bijvoorbeeld gebruikt om de groepjes op basis van studierichting in te delen, toe te zien op de alcoholhandhaving en jou de informatie te kunnen geven over de EL CID-evenementen zodat je altijd op de hoogte bent. Ook worden je gegevens gebruikt in statistische overzichten toekomstige EL CID-evenementen en bij behoorde dienstverlening te kunnen verbeteren. Ook na de EL CID-week kunnen je gegevens nog worden verwerkt, bijvoorbeeld als er problemen zijn met betrekking tot betaalgegevens, maar ook om je op de hoogte te houden van de activiteiten naast de EL CID-week.
Daarnaast verzamelt de EL CID-organisatie extra persoonsgegevens van vrijwilligers, onder andere om de juiste kleding beschikbaar te stellen, de voorkeuren van de vrijwilliger wat betreft mentorpartner en functie zoveel mogelijk in acht te nemen en de beschikbaarheid van de vrijwilligers te registeren.
Alle manieren waarop gegevens gebruikt worden, dienen de ondersteuning van de EL CID-evenementen waar je aan deelneemt.
Welke gegevens worden er van jou verzameld?
De volgende gegevens kunnen wij vragen wanneer jij je aan gaat melden voor een EL CID evenement als bezoeker, deelnemer of vrijwilliger:
- Voor – en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Bankrekeningnummer
- Studierichting (van belang voor het indelen van de groepjes)
- Studentnummer
- Contactgegevens noodcontactpersoon
- Overige persoonsgegevens die je zelf actief verstrekt door correspondentie met de EL CID-organisatie voorafgaand en tijdens EL CID evenementen.
- Eventuele voedselallergieën om rekening hiermee te kunnen voor de lunch en het diner
Extra informatie die gevraagd kan worden als je je aanmeldt als vrijwilliger:
- Kledingmaat voor een vrijwilligersshirt;
- Eventuele IVA-certificaat;
- Eventuele eerdere ervaring als vrijwilliger tijdens de EL CID-week;
- Eventuele lidmaatschap van een studentenvereniging.
Tevens zullen we in sommige gevallen ook vragen naar je gender en je geboortedatum. Deze gegevens worden gebruikt om de groepjes zo gebalanceerd mogelijk in te delen.
Hoe zit het wettelijk?
Voor het gebruik van gegevens over jou heeft de EL CID-organisatie een wettelijk geldige reden nodig, ook wel een wettelijke grondslag genoemd. De EL CID-organisatie doet dit op basis van noodzakelijkheid voor het uitvoeren van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij je betalingsgegevens moeten verwerken bij je aanmelding voor de EL CID-evenementen. Ook hebben we gegevens nodig om de EL CID-evenementen te kunnen realiseren, bijvoorbeeld allergieën (voor het juiste voedsel) of je studie (voor plaatsing in het correcte groepje). Tot slot hebben we contactgegevens nodig, om jou te kunnen informeren.
MediaCie en MediaCrew EL CID
Vrijwilligers van de EL CID-organisatie leggen de EL CID-evenementen vast op beeld en film. Dit wordt gedaan door de MediaCrew (vrijwilligers die media content maken) en de MediaCie (die de MediaCrew aanstuurt). Deze vrijwilligers zijn te herkennen aan hun commissievestjes en zwarte polo’s. Dit beeldmateriaal kan op de website en onze sociale mediakanalen worden geplaatst om verslag te kunnen doen van de EL CID-evenementen. Ook kan dit materiaal door de EL CID-organisatie in het daaropvolgende jaren gebruikt worden voor promotiedoeleinden. De EL CID-organisatie heeft een gerechtvaardigd belang om op deze manier verslag te doen van georganiseerde evenementen. Ben je deelnemer of vrijwilliger op een EL CID-evenement en wil je niet op de foto of video op dat EL CID-evenement, bespreek je wens meteen met de vrijwilligers van de EL CID, die kan je vertellen waar je kunt staan om niet op de foto of video terecht te komen.
Aan wie worden mijn persoonsgegevens doorgestuurd?
De EL CID-organisatie is onderdeel van de Universiteit Leiden en deze zal jouw gegevens niet buiten de organisatie delen met derden tenzij er sprake is van een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De EL CID-organisatie blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
De EL CID-organisatie verkoopt jouw gegevens nooit aan derden.
Hoe en hoelang worden mijn gegevens gebruikt en opgeslagen?
De EL CID-organisatie bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor wij deze gegevens noodzakelijk achten, of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Gerekend vanaf het laatste EL CID-evenement waaraan je deelgenomen hebt:
1) worden de betalingsgegevens zeven jaar bewaard;
2) worden jouw naam en jouw emailadres maximaal drie jaar bewaard (bijvoorbeeld voor het werven van vrijwilligers of voor het promoten van onze evenementen);
3) worden overige gegevens maximaal een jaar bewaard.
De gegevens die niet langer bewaard mogen worden, worden na het verstrijken van de termijnen verwijderd. Wanneer je afwijzend tegenover het behouden van je gegevens staat zoals hierboven beschreven, kun je dit doorgeven aan het bestuurslid Deelnemers via [email protected].
Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
De EL CID-organisatie neemt de bescherming van jouw gegevens uiterst serieus en zorgt ervoor dat jouw gegevens alleen op beveiligde servers staan, waar alleen bevoegde toegang tot hebben. Dit om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het bestuurslid Deelnemers via [email protected].
Wat als je je gegevens in wilt zien?
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar de Functionaris voor Gegevensbescherming, Cees Faes. Hij is in dienst van de Universiteit Leiden als Projectcoördinator van het introductieprogramma EL CID. Hij is te bereiken via [email protected].
De Functionaris voor Gegevensbescherming zal je dan vragen langs te komen om jezelf te identificeren. Daarna stuurt de EL CID-organisatie je een overzicht van de gegevens toe. Via deze weg kan je ook gebruik maken van je rechten op verwijdering, correctie en overdracht.
Heb je een klacht ?
Als je een klacht hebt over hoe de EL CID-organisatie omgaat met je persoonsgegevens, dan kan je dit aangeven bij de Functionaris voor Gegevensbescherming. Mocht je het niet eens zijn met de wijze waarop de Universiteit Leiden je klacht afhandelt, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
by EZERO