Privacy Statement EL CID Deelnemers en Vrijwilligers

Als deelnemer of vrijwilliger aan de EL CID-evenementen worden er verschillende gegevens van jou verzameld. In dit document staat beschreven wat er precies met die gegevens gebeurt. Hieronder worden de belangrijkste termen toegelicht.

Definities

EL CID-bestuur: De jaarlijks wisselende groep studenten die verantwoordelijk is voor de organisatie van EL CID-evenementen.

EL CID-commissies: De vrijwilligerscommissies, aangestuurd door het EL CID-bestuur, met jaarlijks wisselende commissieleden.

EL CID-organisatie: overkoepelende term voor het EL CID bestuur, de EL CID-commissies en de projectcoördinator vanuit de Universiteit Leiden.

EL CID-week: Alles wat de EL CID-organisatie organiseert vanaf zondag 11 augustus 2024 tot en met zaterdag 17 augustus 2024.

EL CID-activiteiten: alle overige activiteiten georganiseerd vanuit de EL CID-organisatie exclusief de activiteiten in de EL CID-week.

EL CID-evenementen: overkoepelde term voor de EL CID-week en EL CID-activiteiten.

Wie verzamelt de gegevens?
Het EL CID-organisatie, gevestigd in Studentencentrum Plexus, aan de Kaiserstraat 25, 2311 GN te Leiden, is verantwoordelijk voor de verzameling en de verwerking van persoonsgegevens. Onze contactgegevens zijn te vinden op de website.

Waarom worden gegevens over jou verzameld en wat wordt ermee gedaan?
Om je deelname aan de EL CID-evenementen mogelijk te maken en deze evenementen zo goed mogelijk te laten verlopen, worden er bij je inschrijving als deelnemer of vrijwilliger een aantal gegevens over je verzameld. Zo worden je gegevens gebruikt om bijvoorbeeld de groepjes in te delen, toe te zien op de alcoholhandhaving en jou de informatie te kunnen geven over de EL CID-evenementen. Ook na de EL CID-activiteiten of de EL CID-week kunnen je gegevens nog worden verwerkt, bijvoorbeeld als er problemen zijn met betrekking tot betaalgegevens, maar ook om je op de hoogte te houden van de andere activiteiten.

Daarnaast verzamelt de EL CID-organisatie extra persoonsgegevens van vrijwilligers. Dit gebeurt onder andere om de juiste kleding beschikbaar te stellen, de voorkeuren van mentorpartner en functie zoveel mogelijk in acht te nemen en de beschikbaarheid van de vrijwilligers te registeren.

Welke gegevens worden er van jou verzameld?
De volgende gegevens kunnen wij vragen wanneer jij je aanmeld voor een EL CID-evenement als bezoeker, deelnemer of vrijwilliger:

  • Voor – en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Studierichting (van belang voor het indelen van de groepjes)
  • Studentnummer
  • Contactgegevens noodcontactpersoon
  • Overige persoonsgegevens die je zelf actief verstrekt door correspondentie met de EL CID-organisatie voorafgaand en tijdens EL CID-evenementen.
  • Eventuele voedselallergieën om rekening hiermee te kunnen voor de lunch en het diner

Extra informatie die gevraagd kan worden als je je aanmeldt als vrijwilliger:

  • Kledingmaat voor een vrijwilligersshirt;
  • Eventuele IVA-certificaat;
  • Eventuele eerdere ervaring als vrijwilliger tijdens de EL CID-week;
  • Eventuele lidmaatschap van een studentenvereniging.

Tevens zullen we in sommige gevallen ook vragen naar je gender en je geboortedatum. Deze gegevens worden gebruikt om de deelnemersgroepjes zo gebalanceerd mogelijk in te delen.

Hoe zit het wettelijk?
Voor het gebruik van gegevens over jou heeft de EL CID-organisatie een wettelijk geldige reden nodig, ook wel een wettelijke grondslag genoemd. De EL CID-organisatie doet dit op basis van noodzakelijkheid voor het uitvoeren van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij je betalingsgegevens moeten verwerken bij je aanmelding voor de EL CID-evenementen. Voor sommige gegevens vragen wij jouw toestemming. Je kunt je toestemming hiervoor te allen tijde weer intrekken, hier zitten in sommige gevallen gevolgen aan verbonden, zoals niet kunnen deelnemen aan de EL CID-week. Daarnaast kan het voorkomen dat de EL CID-organisatie jouw gegevens verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om jouw vitale belangen te beschermen.

 

MediaCie en MediaCrew EL CID
Vrijwilligers van de EL CID-organisatie leggen de EL CID-evenementen vast op beeld en film. Dit wordt gedaan door de MediaCrew (vrijwilligers die media content maken) en de MediaCie (de Commissie die de MediaCrew aanstuurt). Deze vrijwilligers zijn te herkennen aan hun commissievestjes en/of zwarte polo’s. Dit beeldmateriaal kan op de website of op onze sociale mediakanalen worden geplaatst om verslag te kunnen doen van de EL CID-evenementen. Ook kan dit materiaal door de EL CID-organisatie in de daaropvolgende jaren gebruikt worden voor promotie-, en commerciële doeleinden. Ook kan de MediaCrew kan foto’s gebruiken voor portfoliowerk. De EL CID-organisatie heeft daarmee een gerechtvaardigd belang om verslag te doen van de georganiseerde evenementen. Ben je deelnemer, vrijwilliger of bezoeker op een EL CID-evenement en ben je het er niet mee eens dat jij te zien bent op onze foto’s of onze video’s? Neem dan contact op met de projectcoördinator van de EL CID(zie hieronder).

Aan wie worden mijn persoonsgegevens doorgestuurd?
De EL CID-organisatie zal jouw gegevens uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De EL CID-organisatie blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. De EL CID-organisatie verkoopt jouw gegevens nooit aan derden.

 

Hoe en hoelang worden mijn gegevens gebruikt en opgeslagen?
De EL CID-organisatie bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor wij deze gegevens noodzakelijk achten, of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Gerekend vanaf het laatste EL CID-evenement waaraan je deelgenomen hebt:

  • worden de betalingsgegevens zeven jaar bewaard;
  • worden jouw naam en jouw emailadres maximaal drie jaar bewaard (bijvoorbeeld voor het werven van vrijwilligers of voor het promoten van onze evenementen);
  • worden overige gegevens maximaal een jaar bewaard.

De gegevens die niet langer bewaard mogen worden, worden na het verstrijken van de termijnen verwijderd. Wanneer je afwijzend tegenover het behouden van je gegevens staat zoals hierboven beschreven, kun je dit doorgeven aan het EL CID-bestuur via elcid@elcid.leidenuniv.nl.

 

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
De EL CID-organisatie neemt de bescherming van jouw gegevens uiterst serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het EL CID-bestuur via elcid@elcid.leidenuniv.nl

 

Wat als je je gegevens in wilt zien?
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar de projectcoördinator van de EL CID, Cees Faes. Hij is in dienst van de Universiteit Leiden. Hij is te bereiken via c.a.t.faes@sea.leidenuniv.nl.

De projectcoördinator zal je dan vragen langs te komen om jezelf te identificeren. Daarna stuurt de EL CID-organisatie je een overzicht van de gegevens toe. Via deze weg kan je ook gebruik maken van je rechten op verwijdering, correctie en overdracht.

 

Heb je een klacht?
Als je een klacht hebt over hoe de EL CID-organisatie omgaat met je persoonsgegevens, dan kan je dit aangeven bij de projectcoördinator van de EL CID (zie hierboven). Mocht je het niet eens zijn met de wijze waarop de Universiteit Leiden je klacht afhandelt, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.