Algemeen

Wat is de EL CID?

EL CID staat voor Enige Leidse Commissie Introductie Dagen. De EL CID-week is dé algemene introductie voor alle aankomende studenten van Universiteit Leiden en Hogeschool Leiden. Gedurende de week maken de deelnemers kennis met hun studie, de stad en het Leidse studentenleven. De EL CID wordt georganiseerd door een team van zes studenten, dat zich een jaar lang fulltime bezig houdt met de organisatie. De EL CID heeft niets te maken met ontgroening, het is slechts een eerste kennismaking met de stad, de studie en het studentenleven.

De ruim 3700 deelnemers worden ingedeeld in groepjes met hun studiegenoten. De groepjes worden begeleid door ouderejaars studenten, zogenaamde mentoren. Deze mentoren krijgen voor de EL CID-week een training, zodat ze op en top zijn voorbereid om hun groepje met eerstejaars studenten op een veilige manier door de week te loodsen.

De EL CID-week vindt plaats van 12 tot en met 16 augustus 2019.

Wat is het doel van de EL CID?

De EL CID wordt georganiseerd door een commissie van zes studenten. Deze commissie maakt deel uit van Universiteit Leiden en Hogeschool Leiden. De universiteit en de hogeschool willen dat de aankomende studenten kennis kunnen maken met alle mogelijke facetten van het leven van een student. Het doel van de EL CID is om aan de eerstejaars alles te laten zien wat Leiden te bieden heeft. Ze nemen onder andere een kijkje in het gebouw waar ze gedurende het jaar lessen zullen volgen, in het centrum en op studentenverenigingen die zich richten op de meest uiteenlopende onderwerpen. Zo zijn er verenigingen die zich richten op gezelligheid, sport, religie, muziek, cultuur of op verenigingen die internationaal georiënteerd zijn. Daarnaast toont het het Universitair Sport Centrum (USC) welke sporten kunnen worden beoefend in Leiden en is er een mogelijkheid om musea te bezoeken.

Tijdens de week kunnen studenten zich oriënteren op de mogelijkheden en ervoor kiezen om zich ergens bij aan te sluiten. We proberen alles wat de studentenstad Leiden te bieden heeft op een vrijblijvende en evenwichtige manier aan bod te laten komen.

Het verschil tussen de introductieweken EL CID, HOP en OWL?

Alle drie de programma’s zijn introductieweken voor studenten die nieuw zijn aan een instelling in Leiden. De weken helpen je om te stad te leren kennen, je studie en het studentenleven.

De EL CID wordt ieder jaar in de tweede week van augustus (12 t/m 16 augustus) georganiseerd en richt zich op de Nederlandse studenten die hun bachelor starten in Leiden en Den Haag. Hier speelt de rol van studentenverenigingen een grotere rol dan bij de OWL. De EL CID is in het Nederlands, maar veel mensen kunnen ook Engels spreken.

De OWL wordt twee keer per jaar georganiseerd (in januari en van 26 t/m 30 augustus) en is voor uitwisselingsstudenten en internationale masterstudenten die aan Universiteit Leiden gaan studeren. In tegenstelling tot de EL CID richt de OWL zich op het overbrengen van de Nederlandse cultuur en taal en op het helpen van praktische zaken die voor Nederlanders als bekend worden verondersteld.

De HOP-week is speciaal voor studenten in Den Haag. Eveneens kunnen studenten van de masteropleidingen die zijn gesitueerd in Den Haag deelnemen aan de introductieweek.

Doe je een Nederlandse master of ben je een internationale bachelor student? Kies dan een van beide programma’s, hoewel je je ook kunt opgeven voor beide introductieweken.

Click here if you want to see which introduction week suits you the best.

Is de EL CID verplicht?

Nee, de EL CID-week is niet verplicht, maar wel sterk aan te raden. Uw zoon of dochter mag zelf beslissen of hij/zij de introductieweek wil meelopen. Meedoen aan de EL CID-week biedt uw zoon of dochter wel een aantal belangrijke voordelen voor de rest van zijn of haar studie:

  • In het mentorgroepje waar uw zoon of dochter in wordt geplaatst, leert hij of zij alvast een aantal studiegenoten kennen. Op die manier gaan de deelnemers aan de EL CID-week niet alleen hun eerste weken van studie in.
  • De stad Leiden kent nog maar weinig geheimen voor een deelnemer na een week lang het centrum te hebben doorkruist.
  • Tijdens de week openen alle voor studenten relevante organisaties en verenigingen hun deuren, bij sommige verenigingen is het alleen mogelijk om tijdens de EL CID-week lid te worden.
  • Op de verschillende, gezellige activiteiten die plaatsvinden in de EL CID-week leert een deelnemer veel medestudenten kennen.
  • De EL CID-week is niet alleen een fantastische ervaring, maar ook meteen een goede start van de studie. Tijdens het faculteitenblok maakt uw zoon of dochter kennis met het gebouw waarin hij of zij de rest van het jaar college zal volgen en tijdens het studieblok kunnen de studenten zich alvast oriënteren op de mogelijkheden naast de studie.
  • De EL CID-week is een fantastische week waarin van alles wordt georganiseerd, van een studieblok tot een festival tot een voorzittersdebat tot straattheater.
Waar kan ik met mijn vragen terecht tijdens de EL CID-week?

U kunt met al uw vragen terecht bij de EL CID-balie. De EL CID-balie wordt bemand door vier of vijf personen die een jarenlange ervaring hebben binnen de organisatie. Zij hebben een antwoord op al uw vragen. Tijdens de week zijn zij gevestigd in Studentencentrum Plexus. Het telefoonnummer van de EL CID-balie is 071 – 527 8327.

Wie houdt er toezicht tijdens de week?

Tijdens de week wordt op verschillende manieren toezicht gehouden. Uw zoon of dochter wordt ingedeeld in een groepje dat wordt begeleid door een of twee ouderejaars studenten, zogenaamde mentoren. Deze mentoren zijn tijdens de week verantwoordelijk voor de groep.

Natuurlijk mag niet zomaar iedereen een groepje begeleiden. Een student moet eerst solliciteren voor de functie van mentor. Tijdens een gesprek wordt beoordeeld of hij of zij over genoeg verantwoordelijkheidsgevoel beschikt. Daarna moet de toekomstige mentor een verplichte training volgen, waarin onder andere wordt uitgelegd hoe groepsvorming werkt, hoe omgegaan moet worden met alcohol en waar de mentor terecht kan met problemen die hij of zij niet zelf op kan lossen. Na deze dagvullende training is de mentor klaargestoomd en helemaal klaar om de eerstejaars te laten zien hoe leuk Leiden is!

Bij elk weekonderdeel is minimaal één locatiemanager aanwezig. Dit is telkens één van de zes studenten die de EL CID-week hebben georganiseerd. Zij staan via portofoons in contact met het coördinatieteam (CT), dat is gehuisvest in studentencentrum Plexus. Dit team bestaat uit vier of vijf personen die een jarenlange ervaring binnen de organisatie hebben. Zij hebben alle telefoonnummers en informatie paraat om bij elke situatie een helpende hand bieden.

Tot slot is er bij elk onderdeel EHBO aanwezig. Zij bieden hulp in het geval van medische problemen en staan de hele week paraat. Ook staat gedurende de EL CID-week een huisarts stand-by om eventuele patiënten te ontvangen, te behandelen en / of door te verwijzen.

Ik ga studeren in Den Haag, kan ik de EL CID lopen?

Als student van Universiteit Leiden ben je sowieso welkom om de EL CID te lopen, ook al zal je minder te maken hebben met de stad Leiden! Je zult alvast veel over je studie te weten komen, je kunt je alsnog in het Leidse studentenleven storten en je maakt alvast vrienden met je toekomstige studiegenoten.

Er is geen programma in Den Haag tijdens de EL CID-week. Het is mogelijk om zowel de EL CID-week te lopen als de HOP-week.

Wat is het verschil tussen de EL CID-week en de verenigingsintroductie?

De EL CID-week is een algemene introductieweek voor studenten van Universiteit Leiden en Hogeschool Leiden. De EL CID-week wordt in opdracht van Universiteit Leiden georganiseerd door de Enige Leidse Commissie Introductie Dagen, een commissie die uit zes studenten bestaat. Tijdens de week maak je op een leuke en ongedwongen manier kennis met alle aspecten van de stad Leiden en je studie. Er wordt van alles georganiseerd; denk aan activiteiten als een studieblok, een stadsspel, een sportblok, een champagnebrunch en een festival. Je mag aan alle onderdelen meedoen, maar niets is verplicht. In de week leer je al meteen medestudenten kennen. Je zit namelijk in een groepje met studenten van je eigen studie en studenten van een andere studie. De EL CID-week is geen ontgroening.

Tijdens de EL CID-week kun je je inschrijven voor een van de vele studentenverenigingen. Voor de meeste studentengezelligheidsverenigingen is de EL CID-week de enige mogelijkheid om je in te schrijven. Bij veel studentenverenigingen (dus niet bij alle) is het succesvol doorlopen van de kennismakingstijd een voorwaarde om een lidmaatschap te verkrijgen. Tijdens deze periode leer je de vereniging en je jaargenoten goed kennen. De kennismakingstijd van studentenverenigingen start na de EL CID-week.

Omdat de verschillende introducties na elkaar plaatsvinden, is het mogelijk om overal aan deel te nemen. Zo mis je niets van al het moois dat de stad en Leiden jou te bieden hebben!

Sta ik er tijdens de EL CID-week alleen voor?

Nee hoor! Als deelnemer maak je deel uit van een groepje van ongeveer 10 à 15 nieuwe studenten. De helft hiervan gaat dezelfde studie volgen als jij. Zo leer je gelijk een aantal studiegenoten goed kennen! Dit groepje wordt de hele EL CID-week begeleid door 1 of 2 mentoren – ouderejaars studenten – die de stad Leiden als geen ander kennen. Bij hen kun je terecht met al je vragen. Mentoren worden voor de week door coaches getraind ter voorbereiding op het mentorschap.

Ik ga (nog) niet op kamers, heeft het dan wel zin om deel te nemen?

Jazeker! Hoewel je niet in Leiden woont (en dat misschien ook helemaal niet van plan bent), zul je toch een groot deel van je studietijd in deze stad doorbrengen. Daarom is het handig om Leiden te leren kennen. Je leert niet alleen de stad kennen, maar ook verschillende op studenten gerichte faciliteiten en instanties. Daarnaast leer je mensen kennen die je misschien aan een kamer kunnen helpen.

Ik heb een allergie of ziekte. Kan ik dan gewoon meedoen aan de EL CID?

Ja, als je een allergie of ziekte hebt of wanneer je om een andere reden niet deel kan nemen aan alle EL CID-maaltijden, is het toch mogelijk om mee te doen aan de EL CID. 

Tijdens de EL CID zullen we met de volgende allergieën rekening houden: schelp- en schaaldieren, lactose, noten en vegetarisch. Staat jouw allergie hier niet bij? Dan krijg jij een deel van je inschrijfgeld terug. Dit dien je dan wel vóór de EL CID-week door te geven. Dit kan je aangeven bij je inschrijving of door een mailtje te sturen naar deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Na afloop van de EL CID-week zal je (mits je QR-codes niet gebruikt zijn!) een deel van je geld terug krijgen. Daarnaast is het mogelijk om je eten in de koelkast te bewaren op Studentencentrum Plexus, hier kan je eten ook opgewarmd worden.

Mijn vraag staat hier niet tussen.

Staat je vraag hier niet tussen? Neem dan contact op met onze Commissaris Deelnemers Guus Koorevaar. Dit kan via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl of door 071 – 5277993 te bellen.

Wanneer krijg ik mijn ISIC studenten-ID?

Geen zorgen! Je krijgt uiterlijk een aantal weken na je aanmelding bericht van ISIC.

Wat is de privacystatement van de EL CID-organisatie?

Privacy statement EL CID-organisatie 2019

De EL CID/Vademecum-commissie (hierna te noemen EL CID-organisatie), gevestigd in Studentencentrum Plexus Kamer 3.02 aan de Kaiserstraat 25, 2311 GN te Leiden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Deze privacyverklaring is van toepassing op zowel deelnemers, mentoren, mentortrainers, crew, mediacrew, slaapwachten, foodcrew en chauffeurs die actief zijn tijdens de EL CID-week.

Contactgegevens

EL CID/Vademecum-commissie
Studentencentrum Plexus, kamer 3.02
Kaiserstraat 25
2311 GN  Leiden

Irène Leibbrand is de Functionaris Gegevensbescherming van de EL CID-week. Zij is te bereiken via i.d.leibbrand@sea.leidenuniv.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

De EL CID-organisatie verwerkt je persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor – en achternaam
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Studierichting
  • Contactgegevens nood contactpersoon
  • Overige persoonsgegevens die je zelf actief verstrekt door correspondentie met de EL CID-organisatie tijdens de EL CID-week

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

De EL CID-week verwerkt de volgende en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

  • Voedsel allergie

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De EL CID-organisatie verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van je betaling voor deelname aan de EL CID-week?
  • Je te kunnen contacteren, indien nodig, om onze dienstverlening zo goed mogelijk uit te kunnen voeren.
  • Verzenden van correspondentie gerelateerd aan de EL CID-week of partners die samenwerken met de EL CID-week.
  • Je te kunnen informeren over wijzigingen van onze diensten en of het weekprogramma.
  • Je persoonsgegevens, indien je dit zelf hebt aangegeven, te delen met zakelijke partners van de EL CID-week.
  • Rekening te kunnen houden me jouw persoonlijke voorkeuren tijdens de EL CID-week.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

De EL CID-week bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor wij deze gegevens noodzakelijk achten. Wij hanteren een  bewaartermijn voor de volgende persoonsgegevens van één jaar:

  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • Bankrekeningnummer
  • Studierichting
  • Contactgegevens nood contactpersoon
  • Overige persoonsgegevens die je zelf actief verstrekt door correspondentie met de EL CID-week.

Deze gegevens worden bewaard voorafgaand, tijdens en na de EL CID-week om de diensten van de EL CID-organisatie zo goed mogelijk te realiseren.

Wij hanteren een bewaartermijn voor de volgende persoonsgegevens van drie jaar:

  • Voor – en achternaam
  • E-mailadres

Deze gegevens worden bewaard voorafgaand, tijdens en na de EL CID-week om je op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen omtrent de EL CID-organisatie. Wanneer je hier afwijzend tegenover staat bent kun je dit na de EL CID-week doorgeven aan onze commissaris deelnemers via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Delen van persoonsgegevens met derden

EL CID-week verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De EL CID-organisatie blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door EL CID-week en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Wanneer je je toestemming voor de gegevensverwerking intrekt, betekent dit automatisch dat je niet kunt deelnemen aan de EL CID-week.
Je kunt bij ons een verzoek indienen om de persoonsgegevens die wij van jou in bezit hebben in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar deelnemers@elcid.leidenuniv.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek . De EL CID-week wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan hier

Mediacrew

Gedurende de EL CID week zal er mediacrew aanwezig zijn, te herkennen aan de zwarte polo's. De mediacrew zal de EL CID-week door middel van foto's en film vastleggen. Deze foto's en videobeelden kunnen tijdens en na de EL CID-week op de sociale media kanalen van de EL CID gepubliceerd worden. Ook kan dit materiaal door de EL CID in het daaropvolgende jaar gebruikt worden voor promotiedoeleinden. De mediacrew zal voor het maken van close-up video of foto's toestemming aan je vragen en je een visitekaartje geven met daarop de contactgegevens van de EL CID. Als deelnemer of vrijwilliger heb je altijd het recht om jouw toestemming weer in te trekken. Wil je graag dat jouw foto of video verwijderd wordt van de sociale media kanalen van de EL CID? Stuur een mail naar elcid@elcid.leidenuniv.nl.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De EL CID-week neemt de bescherming van jouw gegevens uiterst serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze commissaris deelnemers via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Registratie en betaling

Hoe schrijf ik me in voor de EL CID?

Wanneer je aan de Universiteit Leiden of Hogeschool Leiden hebt ingeschreven dan ontvang je een uitnodiging op je e-mail. Uitnodiging niet ontvangen? Meld je dan aan! 

Om je inschrijving compleet te maken, betaal je voor je deelname via internetbankieren. Je komt automatisch in het scherm waaruit je normaal internetbankiert. Met een paar klikken betaal je voor je deelname en maak je daarmee je inschrijving definitief. Let op: je bent pas bij ons geregistreerd wanneer je betaling succesvol is afgerond en je een bevestigingsmail hebt ontvangen.

Je krijgt een bevestiging van je inschrijving per mail opgestuurd. Bewaar deze e-mail goed! Een week voordat de EL CID-week start ontvang je als definitieve bevestiging het programmaboekje met je deelnemersnummer en groepsnummer. Als je geen mail hebt ontvangen, raden wij je aan even je spambox te controleren. Mocht je de mail niet hebben ontvangen, neem dan contact met ons op via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl of 071 527 7993.

Vanaf wanneer kan ik me inschrijven voor de EL CID?

Je kunt je vanaf begin mei via de website inschrijven.

Wanneer is de deadline om mezelf op te geven als deelnemer?

De inschrijvingen voor de EL CID-week zijn begin mei open gegaan. De deadline om je te registreren is zondag 4 augustus. Wil jij je daarna nog registreren? Kom maandag langs bij de servicebalie en schrijf je hier alsnog in voor de EL CID. De informatie omtrent de servicebalie zal begin augustus verschijnen op de website! Nieuwsgierig of wil je graag op de hoogte blijven omtrent het later inschrijven, bijvoorbeeld omdat je niet met iDeal kan betalen? Stuur een mail naar deelnemers@elcid.leidenuniv.nl en Guus zal verder helpen!

Ik ga een studie doen waar ik voor moet worden ingeloot. Kan ik mij inschrijven voor de EL CID?

Als je een studie gaat doen waar een numerus fixus geldt, kun je je gewoon inschrijven voor de EL CID. Als je wordt uitgeloot en je niet in Leiden gaat studeren, kan je je inschrijfgeld terugkrijgen wanneer je vóór 5 augustus 2019 je afmelding via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl hebt doorgegeven. Na deze datum is er geen restitutie meer mogelijk van je inschrijfgeld.

Je kunt ook wachten tot je weet of je bent ingeloot en daarna je  inschrijven voor de EL CID-week. We hebben geen maximum aantal deelnemers, dus het heeft geen haast je in te schrijven.

Kan ik later in de week nog aansluiten bij de introductieweek?

Jazeker, dat kan. Je kan twee dingen doen, waarbij je in beide gevallen je EL CID start bij het coördinatiepunt in Studentencentrum Plexus. 

In het eerste geval kan je ervoor kiezen om je op deze site gewoon in te schrijven, waarbij je duidelijk aangeeft dat je later aankomt! In dit geval betaal je bij de registratie het volledige inschrijfgeld, die je later terug zal krijgen als je je meldt bij het coördinatiepunt in Studentencentrum Plexus tijdens de EL CID-week.

In het tweede geval schrijf je je niet van te voren in op deze site, maar kom je tijdens de EL CID-week naar het coördinatiepunt in Studentencentrum Plexus. In dit geval betaal je een gedeelte van het inschrijfgeld (afhankelijk van het moment dat je start). We hebben geen maximum aantal deelnemers, dus het heeft geen haast je in te schrijven.

Mogen aankomend masterstudenten ook meedoen?

Ja, je bent van harte welkom! Voor masterstudenten creëren we zelfs speciale groepjes met alleen masterstudenten, zodat je met leeftijdsgenoten in één groep zit. Ook buitenlandse studenten die in Nederland een bachelor of master gaan volgen kunnen deelnemen aan de EL CID-week. Het programma zal bijna volledig in het Nederlands zijn, maar we zorgen ervoor dat je mentor vloeiend Engels spreekt

Hoe meld ik me af voor de EL CID?

Als je je eenmaal hebt aangemeld en je betaling is afgerond, kan je inprincipe je inschrijfgeld niet terugkrijgen.

Je komt alleen in aanmerking voor restitutie van je inschrijfgeld als je niet bent toegelaten tot je studie of als je door persoonlijke omstandigheden verhinderd bent deel te nemen aan de EL CID-week. In deze gevallen kan je je afmelden via: deelnemers@elcid.leidenuniv.nl. Je krijgt in die specifieke gevallen je volledige inschrijfgeld terug wanneer je vóór 5 augustus 2019 je afmelding via dit e-mailadres hebt doorgegeven. Na deze datum is er überhaupt geen restitutie meer mogelijk van je inschrijfgeld.

Let op: voor de betaling van de slaapzaal geldt dat je geen aanspraak kan maken op restitutie. 

Ik kan niet betalen via iDEAL. Wat moet ik doen?

Inschrijven gaat het makkelijkst als je kunt betalen via iDEAL. Heb je geen mogelijkheid om te betalen via iDEAL en zijn er geen mensen in je omgeving die je kunnen helpen, of zijn er problemen met je betaling? Neem dan contact op met Commissaris Deelnemers Guus Koorevaar via 071 527 7993 of deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Accommodatie

Moet ik zelf een slaapplek regelen?

Dit hoeft niet, want voor €30,- kun je slapen in een accommodatie die geregeld is door de EL CID.

Waar slapen de deelnemers tijdens de EL CID-week?

De deelnemers slapen tijdens de week op verschillende plaatsen. De één heeft al een kamer, de ander kiest ervoor om bij vrienden of familie te slapen. De EL CID biedt twee verschillende mogelijkheden aan.

  1. Ten eerste noemen we op deze website de studentenverenigingen. Studentenhuizen van de grotere verenigingen bieden graag gratis een slaapplaats aan én een voorproefje op het echte studentenleven. Klik hier voor de gegevens van studentenverenigingen.
  2. De tweede optie die we aanbieden is de EL CID-slaapzaal. Bij het inschrijven kan een plaatsje in de slaapzaal worden geboekt, de kosten hiervoor zijn €30,-. De slaapzaal gaat op zondagavond open en sluit zaterdagochtend haar deuren. De mannen en vrouwen kunnen gescheiden slapen. Elke deelnemer moet zelf een matje en een slaapzak meenemen. Er is een mogelijkheid tot het opladen van mobiele telefoons. Dit jaar is er een slaapzaal op het Universitair Sportcentrum en de Schaatshal. Het sportcentrum vindt u op Einsteinweg 6 in Leiden en de Schaatshal op Vondellaan 41 in Leiden.
Hoe schrijf ik me in voor de slaapzaal?

Via het inschrijfformulier kun je je opgeven voor de slaapzaal. Je betaalt voor vijf dagen €30,-. Deze slaapzaal wordt ingericht in het Universitair Sportcentrum en in de Schaatshal.

Hoe schrijf ik me in voor de slaapzaal?

Via het inschrijfformulier kun je je opgeven voor de slaapzaal. Je betaalt voor vijf dagen €30,-. Deze slaapzaal wordt ingericht in het Universitair Sportcentrum en in de Schaatshal.

Ouders

Kan ik als ouder een deel van de week meemaken?

Nee helaas, dit is niet mogelijk. De week wordt uitsluitend georganiseerd voor eerstejaars studenten.

Hoe wordt omgegaan met alcohol en drugs gedurende de week?

Tijdens de EL CID wordt elke dag pas na 14.00 uur alcohol geschonken. De deelnemers hebben de mogelijkheid om alcoholische dranken te kopen, maar er zijn altijd alcoholvrije alternatieven verkrijgbaar. Tijdens de gehele week wordt GEEN gratis alcohol verstrekt aan de deelnemers.

De EL CID stelt elk jaar een alcoholbeleid op met behulp van Brijder Verslavingszorg, een instantie die gespecialiseerd is in verslavingszorg. Het alcoholbeleid wordt door EL CID en de studentenverenigingen getekend. Wanneer het beleid in de week niet wordt nageleefd, volgen sancties.

Sinds 2011 maakt de EL CID gebruik van twee kleuren polsbandjes, eentje voor deelnemers onder de 18 jaar en eentje voor deelnemers boven de 18 jaar. Crew en verenigingen worden geïnstrueerd dat deelnemers onder de 18 jaar geen alcohol mogen drinken.

De mentoren worden tijdens hun training ingelicht over de gevaren van alcohol. Zij zijn degenen die hun groepje in de gaten houden en ingrijpen als dat nodig is. Mocht blijken dat een mentor zich heeft misdragen, dan volgen sancties en indien nodig kan de mentor uit functie worden gezet. In dat geval zorgt de EL CID ervoor dat een nieuwe mentor zich over de groep ontfermt.

Waar kan ik met mijn vragen terecht tijdens de EL CID-week?

U kunt met al uw vragen terecht bij het coördinatieteam (CT). Het CT bestaat uit vier of vijf personen die een jarenlange ervaring hebben binnen de organisatie. Zij hebben een antwoord op al uw vragen. Tijdens de week zijn zij gevestigd in Studentencentrum Plexus. Het telefoonnummer van het CT is 071 527 8327.

Ik kan mijn kind niet bereiken. Wat nu?

In dat geval neemt u contact op met het coördinatieteam (CT). Dit team beschikt over alle nodige informatie, inclusief telefoonnummers van de andere leden van het groepje waarin uw zoon of dochter is ingedeeld. Ook het nummer van de mentor is bij hen bekend. Zij kunnen contact leggen met iemand en doorgeven dat uw zoon of dochter contact met u op moet nemen.

Het telefoonnummer van het CT is 071 527 8327.

Waar slapen de deelnemers tijdens de EL CID-week?

De deelnemers slapen tijdens de week op verschillende plaatsen. De één heeft al een kamer, de ander kiest ervoor om bij vrienden of familie te slapen. De EL CID biedt twee verschillende mogelijkheden aan.

  1. Ten eerste noemen we op deze website de studentenverenigingen. Studentenhuizen van de grotere verenigingen bieden graag gratis een slaapplaats aan én een voorproefje op het echte studentenleven. Klik hier voor de gegevens van studentenverenigingen.
  2. De tweede optie die we aanbieden is de EL CID-slaapzaal. Bij het inschrijven kan een plaatsje in de slaapzaal worden geboekt, de kosten hiervoor zijn €30. De slaapzaal gaat op zondagavond open en sluit zaterdagochtend haar deuren. De mannen en vrouwen kunnen gescheiden slapen. Elke deelnemer moet zelf een matje en een slaapzak meenemen. Er is een mogelijkheid tot het opladen van mobiele telefoons. Dit jaar is er een slaapzaal op het Universitair Sportcentrum en de Schaatshal. Het sportcentrum vindt u op Einsteinweg 6 in Leiden en de Schaatshal op Vondellaan 41 in Leiden.

Alcoholbeleid

Hoe wordt omgegaan met alcohol en drugs gedurende de week?

Tijdens de EL CID wordt elke dag pas na 14.00 uur alcohol geschonken. De deelnemers hebben de mogelijkheid om alcoholische dranken te kopen, maar er zijn altijd alcoholvrije alternatieven verkrijgbaar. Tijdens de gehele week wordt GEEN gratis alcohol verstrekt aan de deelnemers.

De EL CID stelt elk jaar een alcoholbeleid op met behulp van Brijder Verslavingszorg, een instantie die gespecialiseerd is in verslavingszorg. Het alcoholbeleid wordt door EL CID en de studentenverenigingen getekend. Wanneer het beleid in de week niet wordt nageleefd, volgen sancties.

Sinds 2011 maakt de EL CID gebruik van twee kleuren polsbandjes, eentje voor deelnemers onder de 18 jaar en eentje voor deelnemers boven de 18 jaar. Crew en verenigingen worden geïnstrueerd dat deelnemers onder de 18 jaar geen alcohol mogen drinken.

De mentoren worden tijdens hun training ingelicht over de gevaren van alcohol. Zij zijn degenen die hun groepje in de gaten houden en ingrijpen als dat nodig is. Mocht blijken dat een mentor zich heeft misdragen, dan volgen sancties en indien nodig kan de mentor uit functie worden gezet. In dat geval zorgt de EL CID ervoor dat een nieuwe mentor zich over de groep ontfermt.

Meedoen met een beperking

Ik heb een functiebeperking. Kan ik deelnemen aan de EL CID-week?

Wanneer je een functiebeperking hebt of om een andere reden niet kunt deelnemen aan alle EL CID-activiteiten, is het toch mogelijk om aan de EL CID-week mee te doen. We zorgen er altijd voor dat je in een groepje geplaatst wordt met een ervaren en bekwame mentor. Daarnaast hoef je niet aan alle EL CID-activiteiten mee te doen.

Laat wel tijdens de week aan je mentor weten wanneer je een evenement overslaat, zodat hij of zij weet waar je bent. Op het inschrijfformulier kun je onder ‘opmerkingen over inschrijvingen” aangeven wat je functiebeperking is, zodat wij hier rekening mee kunnen houden. Neem eventueel contact op met Commissaris Deelnemers Guus Koorevaar via telefoonnummer 071 527 7993 of via e-mail op deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

English

I didn't receive an invitation, what do I do?

You’re more than welcome! Sign up using the form.

What is the deadline for registration for the EL CID 2019?

The deadline for online registration is on Sunday 4 August 2019.

Do you want to register yourself to the EL CID after this date? On this page we will give you an update where you can find the registration point. Do you want to make sure that you don't miss the registration? Send an email to deelnemers@elcid.leidenuniv.nl and he will make sure you are getting all the information!

How do I cancel/deregister from EL CID?

You can only get a refund of your registration fee if you are not admitted to your studies, or if you are prevented from participating in the EL CID week due to personal circumstances. In these cases you can unsubscribe via: deelnemers@elcid.leidenuniv.nl. In those specific cases you will receive a full refund if you sent us an email informing us of your cancellation before the 5th of August 2019.

After this deadline a refund is no longer possible.

How do I report changes?

If you have relevant changes that will affect your participation in the EL CID (namely change of e-mail address or course/faculty), please let us know as soon as possible by sending an email to: deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Is it mandatory to participate in the EL CID?

Highly recommended, but not mandatory!

Can someone who is not a student but who will be accompanying/visiting me during the EL CID also join? (parents/partners/family etc)

No, we are very sorry but the EL CID is organized only for registered and accepted students of the Leiden University or the University of Applied Sciences.

Is it possible to participate fewer days?

We strongly recommend that you participate the whole programme, since you will have the opportunity to arrange your administrative affairs during this week and learn to find your way around Leiden and the University buildings. Besides, we have made the programme fun and interesting! If you have to miss (a substantial) part of the programme, please let us know in advance through the registration form or by emailing to deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

What would be useful/necessary to have with me during the EL CID?

• Your group number and the emergency phone number of the EL CID organization.
• Money (cash/debitcard/creditcard).
• ID-card or Passport.
• Raincoat/umbrella/ warm clothes.
• Medicine (if needed).
• Mobile phone with the EL CID-app.

Also to keep with you:
• Wristband (provided by us at the registration) – keep it on for the duration of the EL CID Week: You will need to show it at several parts of the programme!
• Programme booklet (provided by us at registration) – contains lots of useful information about the EL CID.

I'm late! Who do I contact?

If you are going to be late for the registration on Monday the 12th of August, let us know as soon as possible by e-mail to deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

If you are late signing up you can still join! You can come to the registration desk at Plexus Student Centre (Kaiserstraat 25, Leiden) to register and pay in person. Our Coordination Team will help you on your way. 

I have a question/problem during or before the EL CID. Who do I contact?

During the week we have the EL CID headquarters set up at Plexus Student Center. A Coordination Team will be available to help you by answering your emails, phone calls and in person.


The contact details will be in the information email you receive just before the start of the EL CID and it will be in the programme booklet you receive at the beginning of the week. Your Guide can also help you to arrange things or bring you to the CT.

How much does it cost to participate in the EL CID?

The fee is €85. The EL CID is self-sufficient which means we get very limited financial support from the University and have to find our own funding and use participants fees to organize the week. Lunches and dinners are included.

How do I register?

Registration for the EL CID 2019 will open on the 1st of May. You can apply online by using the form.

My payment failed. What should I do?

In case your payment fails or your credit card is not accepted, please try again.
If you are still not able to complete your payment, you can email us at deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

When will I receive more information about my group/guides/programme?

Coming up soon! You’ll receive your programme booklet soon after you registered when signed up for this. You can find group number as well as your personal programme in this booklet. The booklet&programme will also be mailed in advance.

Can I change groups because I know someone who is in another group?

After you have received your group number it is no longer possible to change groups.
You can let us know beforehand that you would like to be in the same group as someone you know by emailing to deelnemers@elcid.leidenuniv.nl. Also, in the EL CID you can join your friends whenever you want.

I have food allergies/dietary wishes can I still participate in the lunches/dinners during the EL CID?

We try our hardest to accommodate for allergies/dietary wishes during the week. If you have a serious food allergy or strict diet you can let us know by emailing to deelnemers@elcid.leidenuniv.nl. Please do so as soon as possible after your registration so we can take it into consideration while planning the EL CID.

I am a vegetarian can I still participate in the meals provided by the event?

We are making extra sure that suitable meals are provided for vegetarians. Please do not forget to correctly fill in the registration form, letting us know that you are a vegetarian. This way we can take it into consideration when planning the EL CID.

Note: the meat we serve during the week is of good quality.

I have a disability, can I still participate?

Yes, you can still register for the EL CID. Let us know (via email to deelnemers@elcid.leidenuniv.nl) about your disability as soon as possible. This will allow us to take your needs into consideration. We will always make sure that you are placed within a group with experienced and competent Guides. Also, keep in mind that you are not obliged to participate in every single activity. However, please inform your guides if you decide not to participate in an event. If you have any doubts or questions you can contact us at deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Do I have to take care of accommodation myself?

No, the EL CID committee offers a dormitory (€30) for its participants.

Why should I participate in EL CID?

Why should I participate in the EL CID as an international student?

  • Get to know Leiden! 
  • Meet lots of new people. Two experienced Dutch students will guide you around the city and answer any questions you might have. 
  • Get acquainted with your faculty and your study programme. 
  • Explore Leiden’s night life!
  • The EL CID is the only introduction week to become a member of a (Dutch) student fraternity!
  • Immerse in Dutch culture! What better way to experience real Leiden’s student life than participating in cultural activities, sightseeing and partying with the Dutch people.
What is the EL CID?

Are you about to start your studies at Leiden University or the University of Applied Sciences Leiden? Then we invite you to take part in the biggest and best introduction week of the city: the EL CID. Each year about 3700 students participate in EL CID-week, so as a first-year student in Leiden you cannot afford to miss it! This year’s EL CID will take place from the 12th of August until the 16th of August. In this week you get to know the city, student life and your faculty.

The EL CID is not the only introduction week related to Leiden University. Most of the students participating in EL CID speak Dutch the programme will be in Dutch as well. The Orientation Week Leiden (OWL) is an introduction week that focusses on international students only. The Hague Orientation Programme (HOP) is organized for students starting their studies in the Hague. It is possible to combine the two or three introduction weeks.

Click here if you want to see which introduction week suits you the best.

What is the privacy statement of the EL CID-organisation?

Privacy statement EL CID-organisation 2019

The EL CID/Vademecum-committee (hereafter referred to as EL CID-organisation), housed at Plexus Student Centre, room 3.02 at Kaiserstraat 25, 2311 GN in Leiden, is deemed responsible for the processing of personal data as mentioned in this privacy statement. This privacy statement pertains to all participants, mentors, mentor trainers, crew, media crew, night watch, food crew and driving crew who are active during the EL CID-week.

Contact information

EL CID/Vademecum-committee
Student Centre Plexus, room 3.02
Kaiserstraat 25
2311 GN  Leiden

Irène Leibbrand is the data protection officer of the EL CID-week. She can be reached through i.d.leibbrand@sea.leidenuniv.nl.

Personal data which we process

The El Cid organisation processes your personal data if you make use of our services and /or if you provide them to us voluntarily. Below you find an overview of the personal data we process:

  • First name and last name
  • Gender
  • Nationality
  • Date of birth
  • Address
  • Telephone number
  • Email address
  • Bank account
  • Study
  • Emergency contact details
  • Other personal data actively offered to us voluntarily through correspondence with the  EL CID-organisation during the EL CID-week

Exceptional and/or sensitive data which we process

The EL CID-organisation processes the following exceptional and/or sensitive data that you might provide us with

  • Food allergies

To which avail on what basis do we process this personal data

The EL CID-organisation processes your personal data for the following reasons:

  • To complete your submission and process your registration to participate in the EL CID-week
  • To contact you if needed, and to optimize our services for the best possible results.
  • To send you information concerning the EL CID-week or partners of the EL CID-week.
  • To be able to inform you of changes in our services or changes to our programme
  • In case you permitted us to do so, to share your personal data  with partners of the EL CID-week.
  • To take your personal preferences into account during the EL CID-week.

How long will we save your personal data?

The EL CID-organisation saves your personal data no longer than strictly necessary and only to realize goals for which we hold this data indispensable. For the following personal data we maintain a retention period of one year:

  • Gender
  • Nationality
  • Date of birth
  • Address
  • Phone Number
  • Bank account
  • Study
  • Emergency contact details
  • Other personal data actively offered to us voluntarily through correspondence with the  EL CID-organisation during the EL CID-week

The information is used before, during and after the EL CID-week with the purpose of optimizing our services.

For the following personal data we maintain a retention period of three years:

  • First name and last name
  • Email address

This personal information is retained before, during and after the EL CID-week to keep you up to date about developments concerning the EL CID-organisation. If you object to this you can contact the commissioner participants of the EL CID-organisation after the EL CID-week to make your objections known via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Sharing personal details with other parties

The El CID-organisation does not sell your personal data to third parties and will only provide your personal data if it is required to fulfill our agreement to you or to comply to any legal obligations. We close a processing agreement with any third party who requires access to part of your personal data on our behalf, as to ensure the same level of safety and privacy in the handling of your personal data. The EL CID-organisation maintains responsible for the handling of your personal data.

View, edit or remove details with other parties

You have the right to view, edit or remove your personal data. Furthermore, you have the right to revoke your permission of the processing of your personal data or to object to the use of your personal data by the EL CID- organisation and you have the right to data portability.
If you revoke your permission to the use of your personal data by the EL CID organisation, this automatically means you will not be able to participate in the EL CID- week.
You can send us a request to send you or another party, specified by you,  the personal data we have of you in a digital file. You can send a request to view, edit or remove your personal data, a request for data portability or a revocation of your permission or objection to the processing of your personal data to deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

To confirm that the request for viewing was done by you, we ask that you add a copy of your identification with the request. In this copy of your passport please black out your photo, the MRZ (Machine Readable Zone- the line with numbers at the bottom of your passport), the passport number and your Social Security number. This protects your privacy. We will send a response to your request as soon as possible, within 4 weeks at the latest. The EL CID organisation also wishes to inform you that it is possible to lodge a complaint with the National Data Protection Supervisor. You can do so here

Mediacrew

During the EL CID week there will be media crew present, recognizable by their black polo shirts. The media crew will capture the EL CID-week through photographs and film. These pictures and video footage may be published during and after the EL CID-week on the social media channels of the EL CID organisation. The material may also be used in the following year for promotional ends. The media crew will ask for permission before shoorting close-up video or photos and they will give you a calling card with the contact information of the EL CID organisation. As a participant or volunteer you always have the right to revoke your permission. Would you like your image(s) to be taken down from the EL CID organisations’  social media channels? Send an email to elcid@elcid.leidenuniv.nl.

How we secure personal data

The EL CID organisation takes the protection of your personal data very serious and takes appropriate measures to prevent abuse, loss, unauthorized access, unwanted publication and unauthorized changes. If you feel that your data is not secure enough or there are indications of abuse, you can contact our commissioner participants via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.