Wat is de privacystatement van de EL CID-organisatie?

Privacy statement EL CID-organisatie 2018

De EL CID/Vademecum-commissie (hierna te noemen EL CID-organisatie), gevestigd in Studentencentrum Plexus Kamer 3.02 aan de Kaiserstraat 25, 2311 GN te Leiden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Deze privacyverklaring is van toepassing op zowel deelnemers, mentoren, mentortrainers, crew, mediacrew, slaapwachten, foodcrew en chauffeurs die actief zijn tijdens de EL CID-week.

Contactgegevens

EL CID/Vademecum-commissie
Studentencentrum Plexus, kamer 3.02
Kaiserstraat 25
2311 GN  Leiden

Irène Leibbrand is de Functionaris Gegevensbescherming van de EL CID-week. Zij is te bereiken via i.d.leibbrand@sea.leidenuniv.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

De EL CID-organisatie verwerkt je persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor – en achternaam
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Studierichting
  • Contactgegevens nood contactpersoon
  • Overige persoonsgegevens die je zelf actief verstrekt door correspondentie met de EL CID-organisatie tijdens de EL CID-week

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

De EL CID-week verwerkt de volgende en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

  • Voedsel allergie

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De EL CID-organisatie verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van je betaling voor deelname aan de EL CID-week?
  • Je te kunnen contacteren, indien nodig, om onze dienstverlening zo goed mogelijk uit te kunnen voeren.
  • Verzenden van correspondentie gerelateerd aan de EL CID-week of partners die samenwerken met de EL CID-week.
  • Je te kunnen informeren over wijzigingen van onze diensten en of het weekprogramma.
  • Je persoonsgegevens, indien je dit zelf hebt aangegeven, te delen met zakelijke partners van de EL CID-week.
  • Rekening te kunnen houden me jouw persoonlijke voorkeuren tijdens de EL CID-week.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

De EL CID-week bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor wij deze gegevens noodzakelijk achten. Wij hanteren een  bewaartermijn voor de volgende persoonsgegevens van één jaar:

  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • Bankrekeningnummer
  • Studierichting
  • Contactgegevens nood contactpersoon
  • Overige persoonsgegevens die je zelf actief verstrekt door correspondentie met de EL CID-week.

Deze gegevens worden bewaard voorafgaand, tijdens en na de EL CID-week om de diensten van de EL CID-organisatie zo goed mogelijk te realiseren.

Wij hanteren een bewaartermijn voor de volgende persoonsgegevens van drie jaar:

  • Voor – en achternaam
  • E-mailadres

Deze gegevens worden bewaard voorafgaand, tijdens en na de EL CID-week om je op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen omtrent de EL CID-organisatie. Wanneer je hier afwijzend tegenover staat bent kun je dit na de EL CID-week doorgeven aan onze commissaris deelnemers via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.

Delen van persoonsgegevens met derden

EL CID-week verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De EL CID-organisatie blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door EL CID-week en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Wanneer je je toestemming voor de gegevensverwerking intrekt, betekent dit automatisch dat je niet kunt deelnemen aan de EL CID-week.
Je kunt bij ons een verzoek indienen om de persoonsgegevens die wij van jou in bezit hebben in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar deelnemers@elcid.leidenuniv.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek . De EL CID-week wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan hier

Mediacrew

Gedurende de EL CID week zal er mediacrew aanwezig zijn, te herkennen aan de zwarte polo's. De mediacrew zal de EL CID-week door middel van foto's en film vastleggen. Deze foto's en videobeelden kunnen tijdens en na de EL CID-week op de sociale media kanalen van de EL CID gepubliceerd worden. Ook kan dit materiaal door de EL CID in het daaropvolgende jaar gebruikt worden voor promotiedoeleinden. De mediacrew zal voor het maken van close-up video of foto's toestemming aan je vragen en je een visitekaartje geven met daarop de contactgegevens van de EL CID. Als deelnemer of vrijwilliger heb je altijd het recht om jouw toestemming weer in te trekken. Wil je graag dat jouw foto of video verwijderd wordt van de sociale media kanalen van de EL CID? Stuur een mail naar elcid@elcid.leidenuniv.nl.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De EL CID-week neemt de bescherming van jouw gegevens uiterst serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze commissaris deelnemers via deelnemers@elcid.leidenuniv.nl.